Cómo tener una buena gestión de inventarios 

 

 

En los centros de salud suelen gestionar una gran cantidad de insumos, materiales, medicamentos y equipos especializados para los diversos tratamientos de los pacientes, lo cual se hace más complejo según el tamaño del establecimiento. Por ello, salvaguardar estos productos está directamente relacionado con la rentabilidad del consultorio.

Actualmente, siguen existiendo centros de salud que no cuentan con un sistema de inventarios eficiente, siendo el principal problema la ausencia de la gestión de la información de los productos, seguidos de la ausencia de estandarización.

Tanto la gestión de la información y la estandarización repercuten en la visibilidad del stock y ello puede traer consigo el desabastecimiento, sobrestock y pérdida de productos, ya sea por caducidad o por hurto, inclusive.

Asimismo, un sistema de inventario eficiente no solo afecta directamente la economía, sino que puede tener un impacto negativo tanto en el staff médico como en el paciente; haciendo que el personal médico dedique más tiempo en buscar cada insumo, afectando a la experiencia del paciente, llegando al extremo de no poder realizar los tratamientos por falta de insumos.

Tips para un buen sistema de gestión de inventarios

Organiza la información de los productos

Dentro de la gestión de inventario, es importante diferenciar los productos dentro de un consultorio:

  • Insumos, cuando se usan como parte del tratamiento
  • Productos para venta, cuando están destinados a ser comercializados

Sin embargo, en ambos casos requieres conocer de ellos información básica, como:

  1. Stock actual: Te indican la cantidad de productos en almacén.
  2. Stock mínimo de seguridad: Es el nivel mínimo de productos aceptable, una vez alcanzado este número deberás emitir una orden de compra para reponer productos. Para fijar este dato debes considerar el tiempo que te demora adquirir un producto, por ejemplo: Si tus productos son importados y demoran en llegar 1 mes, el stock de seguridad deberá estar pensado en cubrir ese mes, por el contrario, si la reposición del producto puede ser en un día, el stock de seguridad será mínimo.
  3. Fecha de caducidad: Este dato es vital cuando de ahorro se trata, porque no te puedes permitir desechar productos que en el fondo son dinero. En ese sentido, debes tener un sistema que te permita monitorear esta fecha.
  4. Costo: Es importante registrar el costo de adquisición de cada lote de producto porque no siempre compramos al mismo proveedor o en las mismas condiciones, este dato nos ayudará a tener un criterio más claro si el precio que pagamos es el adecuado o está por encima de lo habitual, lo que podría implicar pensar en reajustar las tarifas de los tratamientos, etc.
  5. Precio de venta: Para los productos para venta, es relevante tener el registro de este dato, puesto que podrían ser productos estacionales, es decir, cuya demanda fluctúe en el año, por lo que tanto en las épocas de mayor demanda este precio puede subir y bajar cuando la demanda caiga.

Toda esta información la puedes tener actualizada en una hoja de Excel, lo que demandará trabaja manual disciplinado o puedes automatizarlo con un software de gestión, que te ahorrará tiempo, pero sobre todo dinero y te dará orden. Además, podrás gozar de alertas cuando alcances los niveles de stock de seguridad o cuando el producto esté próximo a caducar, para que puedas tomar acción y no pierdas tu dinero.

Inventario Doctocliq

 

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Organizar las áreas de suministros

Es necesario que el espacio donde se encuentra los insumos se encuentre organizado y ordenado, para facilitar la distribución de los materiales hacia las diferentes áreas del consultorio o clínica médica. Por ello, se recomienda colocar los insumos o productos de forma lineal, tomando en cuenta la fecha de vencimiento, de esta manera estos productos se encontrarán al frente, lo que ayuda a consumir primero lo que se vence primero. ¡Una forma sencilla de ahorrar!

Catalogación

La catalogación no es más que nombrar a los productos de manera adecuada. Por ejemplo, dentro de un control de inventario no se recomienda usar nombres comerciales de los productos, ya que eso te resta visibilidad al momento de planificar si requieres comprar más productos, trayendo consigo el riesgo de sobrestock de productos que en el fondo son lo mismo, pero que tienen diferentes nombres o son de diferentes laboratorios.

Esto no aplica si usas los productos de manera diferenciada, por ejemplo, si haces tratamientos de toxina botulínica, pero cobra más con la marca A que con la marca B, en ese caso si cobra sentido tener 2 productos diferenciados dentro tu reporte de inventario.

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¿Cómo una buena gestión de inventario te ahorra dinero?

Si quieres tener un centro médico rentable recuerda no perder de vista tus egresos, por ello una gestión adecuada de existencias es la clave:

  1. Ten visibilidad del inventario: Esto te permitirá ahorrar mucho dinero, pues podrás planificar tus compras con base en tus consumos reales y evitarás comprar en exceso o defecto.
  2. Monitorear la fecha de caducidad de los productos: De lo observado en el sector, en un año se puede llegar a desechar entre 10 y 20% de los productos adquiridos para el consultorio, esto se traduce en dinero tirado al agua.
  3. Evita las compras de último minuto: Recuerda verificar tu inventario antes de salir de compras, porque existen costos que pasan inadvertidos cuando hacemos compras a último minuto, por ejemplo, la movilidad que implica una compra puntual o el tiempo que tiene que destinar tu personal para realizar esta actividad, sin mencionar claro, que comprar a última hora no te permite buscar el mejor precio o negociar con tu proveedor.

Recuerda que si detectas gran cantidad de insumos próximos a vencer puedes lanzar una campaña promocionando el tratamiento que te ayude a usar más rápidamente esos productos.

Si tú ya identificaste que tienes alguno de los problemas o dificultades en la gestión de tu inventario, te invitamos a implementar un mejor control de la mano de la tecnología, que ha sido creada, pensada en las necesidades de tu consultorio.


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