5 problemas comunes de la gestión dental tradicional

En los últimos cuatro años hemos conversado con cientos de dentistas, un grupo con consultorios prósperos y otro grupo de doctores que recién emprenden su práctica. Si bien existen grandes diferencias por la madurez del negocio, se mantienen problemas comunes y recurrentes debido a la administración tradicional, donde la información está fragmentada en archivos físicos y hojas de Excel, pero donde no existe posibilidad de tener una gestión ágil y centralizada.

A continuación listamos 5 problemas comunes y te damos ideas de cómo solucionarlos con ayuda de la tecnología.

1. Ausentismo de citas

¡Es increíble cuando aún no empieza la semana, pero ya tiene la agenda llena! Pero esa alegría se opaca por la dura realidad, cuando al cierre de la semana tus ingresos no fueron los esperados porque solo asistieron la mitad de los que te separan una cita en la agenda. 

Aquí es importante identificar por qué no asistieron los pacientes, pero entre las respuestas más frecuentes se encuentran: “me olvidé”, “no me dio tiempo de llamar a reprogramar”, “tuve un imprevisto de última hora” o simplemente la falta de compromiso con la cita.

Ideas de solución: Para las dos primeras respuestas, un sistema con recordatorios automáticos puede ayudar a reducirlos en gran manera, pero recuerda que esa comunicación debe ser por los canales que tu paciente usa, por ejemplo, al cierre del 2022, el WhatsApp es el rey.  En relación con la falta de compromiso, los pagos previa cita siempre son una buena opción.

"Recuerda que tu tiempo es valioso pero si tú no le das valor, nadie más lo hará por ti"

2. Cambio de recepcionista

En los primeros años de la mayoría de consultorios, las labores administrativas son delegadas a la recepcionista; sin embargo, a medida que la clínica crece y se gestiona más información, el orden y los procedimientos se vuelven más importantes.

Sin embargo, si no están por escrito y solo permanecen en la mente de la recepcionista, ¿qué sucede con la gestión cuando esta persona cambia de trabajo? Aquí arranca uno de los mayores dolores de cabeza del doctor, porque se pierde conocimiento del flujo de procesos, los contactos de proveedores, las particularidades de nuestros pacientes frecuentes, etc. 

Y si piensas que esto se da solo al inicio, es una triste realidad que acompaña incluso a una clínica dental mediana o grande, donde el puesto equivalente es el administrador. Ante esto, el uso de un software de gestión es una gran solución, porque se establecen procesos robustos que contrarrestan el impacto de la rotación del personal, la información tiene un orden, no se pierden los detalle, la reserva de citas seguirá operando igual y no se traslada el problema al paciente.

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3. Pérdida de historias clínicas

Las historias clínicas son clasificadas como información sensible de los pacientes, por lo que estás en el deber de custodiar los expedientes clínicos, así como salvaguardar que esa información no se filtre ni con los empleados de tu propia clínica. En ese sentido, uno de los sucesos más desagradables, y que pueden romper el vínculo de confianza con tus pacientes, es que al llegar a consulta se le diga “es que no encontramos su historia clínica”, aunque muchas veces solo se nos haya traspapelado en otras secciones del archivador. 

En ese sentido, contar con historias clínicas en la nube es la solución del siglo XXI. ¡Ojo! No basta con digitalizar las historias clínicas y guárdalas en una carpeta en la computadora, porque el día que tu computadora sufra un accidente, será igual de malo, ya que terminarás perdiendo toda tu información. Entonces, ¿Qué es lo mejor? Contar con un software donde almacenes los expedientes clínicos, con respaldos de seguridad y accesos limitados para determinados usuarios.

Recuerda leer siempre la políticas de privacidad de información de tu proveedor de software.

4. Que la caja no te cuadre

Llega el cierre del día y lo que todos desean es ir a casa, a la obra de teatro, a ver a los niños, etc., pero ese momento ser afectado porque la caja no cuadra, entonces tienes que volver a hacer todo el cálculo nuevamente. 

Con una administración a través de un software dental, esto puede ser fácilmente superado, porque la información es procesada desde que el paciente agenda su cita, avanza en su plan de tratamiento y realiza el pago. Entonces, el cierre de caja se resume a un clic.

5. “Nadie se quiere atender conmigo”

Quizás el mayor reto los dentistas que emprenden su propio consultorio es la captación de pacientes, sobre todo si lo hacen desde muy jóvenes. Ante esto, es indispensable trabajar en nuestra reputación y construir una marca personal, la cual por cierto puede ser creada desde antes de lanzar nuestro consultorio propio.

Desde Doctocliq estamos convencidos de que la transformación digital de los consultorios no se reduce al uso de un software o una agenda online, sino que se trata de cambiar la forma en la que trabajamos en el día a día, donde a través del uso de los recursos tecnológicos somos más eficiente, captemos más pacientes y los deleitemos con nuestros servicios.

Si quieres profundizar sobre la marca personal, te invitamos a conocer la experiencia de la Dra. Tiffany Pinillos (@ladentistamaravilla) que a octubre 2022 cuenta con +31 mil seguidores en Instagram y +80 mil seguidores en Tiktok.

Equipo Doctocliq

Kristty Huamaní - Gerente de Marketing

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