Captación de pacientes

7 errores de una secretaria dentro del consultorio


 

Desde el 2018 venimos visitando consultorios y clínicas de diferentes especialidades médicas y si algo tienen en común los consultorios tradicionales, con crecimiento mínimo o nulo es el perfil de sus secretarias.

En este artículo vamos a contarte los 7 pecados capitales de una secretaria y cómo ello impacta negativamente en la rentabilidad de tu consultorio.

Pecado 1: La falta de amabilidad y empatía

En general, asistir a un consultorio de salud no es un acto voluntariamente motivado, son pocas las personas que asisten en aras de prevención, en su defecto, acuden porque tienen un problema, por lo que llegar y ser mal atendidos es quizás la principal razón para no volver a ese lugar. 

La sonrisa, el tono de voz y la actitud son cruciales para causar una buena impresión.

Recuerda que tu secretaria brinda la primera impresión del servicio de tu consultorio, y no hay segundas oportunidades para una primera impresión.

Pecado 2: Resistencia al cambio

Vivimos en un mundo dinámico, donde todo cambia y nuestro consultorio no puede ser la excepción. Hace unos años los pacientes reservaban una cita solo por teléfono y ahora no quieren contestar llamadas. Hoy en día no existe un consultorio sin atención por WhatsApp, si es que no es otro mecanismo más moderno, como una agenda en línea donde el paciente se autosirve 24x7 y la intervención humana es mínima.

Entonces, no es posible que uno de nuestros principales miembros del equipo, tu secretaria, se resista a que nuestro consultorio vaya acorde al ritmo de la sociedad,

Recuerda lo que dice Charles Darwin: "...no sobrevive el más fuerte, sino quien se adapta más al cambio".

Pecado 3: Déficit de habilidades de comunicación

La secretaria muchas veces es la vocera de tu consultorio, pero también podría convertirse en el teléfono malogrado que distorsiona los mensajes o que no los llega a transmitir. Recuerda que el impacto de una mala comunicación puede traducirse en menos clientes nuevos, por un comentario mal respondido en redes sociales o en pérdida de tus clientes de siempre por una cita cancelada a última hora. 

Pecado 4: Desinterés por los proveedores

Las secretarías dentro de sus labores de gestoras de consultorios suelen tener a cargo la renovación de stock de materiales, medicinas y otros, para lo cual deben lograr las mejores condiciones del mercado en calidad, precio y oportunidad. Entonces, es indispensable que ellas logren relaciones a largo plazo con nuestros socios estratégicos, y de ser el caso, negociar a nombre de la clínica para obtener mayores beneficios.

Pecado 5: Temor a la tecnologia 

Existe el mito de que la tecnología viene a arrebatarnos puestos de trabajo, lo que a su vez ha generado rechazo y miedo por parte de algunos colaboradores. En ese punto, es importante identificar si nuestro equipo tiene esa creencia y antes de introducir tecnología a nuestros consultorios, concientizar al personal sobre cómo la tecnología los ayudará a automatizar tareas repetitivas y co-crear valor para el consultorio, con la consigna de liberar su tiempo para que las secretarias y asistentes puedan tomar roles más protagónicos, como gestoras comerciales.

La adopción de la tecnología brinda beneficios como salir más temprano del consultorio, para pasar más tiempo en familia o ir al cine con las amigas.

Si algo hemos aprendido, es que en un proceso de transformación digital, la secretaria puede ser la clave del éxito o del fracaso.

Pecado 6: Centralizar la operación en una sola persona

Muchos doctores delegan la gestión de los pacientes o del consultorio en sus secretarias para que ellos puedan enfocarse en la atención de la salud de sus pacientes, pero muchas veces las secretarias creen que lograrán mayor seguridad laboral si solo ellas tienen conocimiento de los procedimientos administrativos. Esto lo único que evidencia es la falta de visión empresarial, porque no hay mejor profesional que el que estructura procesos robustos, que permitan que aún sin su presencia todo siga funcionando de manera organizada y con los mayores estándares de calidad.

secretaria aturdida

 

Pecado 7: No invertir en mejoras continuamente

Vivimos en una sociedad muy competitiva, donde es imperante ganar conocimientos y aun cuando existan jefes que no están dispuestos a invertir en formar a su equipo, es necesario que cada profesional se comprometa con su crecimiento personal y profesional para mantenerse vigente en el mercado.

¿Cuántos de estos pecados comete tu asistente?

Recuerda que una buena asistente siempre debe buscar la satisfacción de los pacientes, porque pacientes felices harán doctores felices y consultorios más rentables.

 

 

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