Seguridad física y digital en el consultorio dental
La seguridad en el consultorio dental es un aspecto fundamental que no solo se limita a la protección de los activos físicos, sino también a la salvaguarda de la información confidencial de los pacientes. Tanto la seguridad física como la digital juegan un papel crucial en la protección contra diversos riesgos que pueden afectar tanto a la clínica como a sus pacientes.
Con respecto a este tema tan importante tuvimos una entrevista con Leeslie Rosey, quien es licenciada en criminología. Y desde su especialidad nos brindó consejos prácticos para que los profesionales de la salud dental puedan prevenir cualquier altercado que se presente en el consultorio. En particular hablamos de tres peligros comunes y cómo estar preparados ante estos.
Robos por parte de personas externas a la clínica
En primer lugar, se resaltó el peligro de sufrir un robo perpetrado por individuos externos a la clínica dental. Este tipo de asaltos representan una amenaza significativa para la seguridad tanto de los activos materiales como de la información sensible de los pacientes, y pueden ser el resultado de ladrones que han planificado meticulosamente el crimen o de personas que se hacen pasar por pacientes para cometer actos delictivos.
Según lo conversado con la lic. Rosey, aquí hay algunas medidas que puedes implementar para prevenir estos incidentes:
1. Estudia cuidadosamente la zona
Muchos doctores no se toman el tiempo de investigar si la zona en la que van a establecer su consultorio es una en la que pueden estar poniéndose en riesgo. Entonces, es importante que:
- Pregunten a negocios aledaños si alguna vez han sufrido algún robo
- Que consulten por medidas de seguridad que se tomen en la zona
- Tomen en cuenta temas como iluminación de la vía pública y rapidez en la que podrían recibir ayuda de la policía en caso de emergencia.
Tomar en cuenta estos puntos hará que te sientas más seguro al establecer tu negocio. Aunque solo sea parte de lo que puedes poner en práctica, es el correcto inicio.
2. Nunca dejes descuidada tu sala de espera
"No sé si alguna vez les ha pasado, pero a mí sí. Que llegas a un consultorio y la sala de espera está vacía. Entonces te toca tratar de llamar a la secretaria o solo permanecer esperando sola ahí por un buen rato. Siempre he pensado que es la oportunidad perfecta para un robo". Comenta Leeslie, además de señalar que es algo que debe tratar de evitar a toda costa.
Si bien algunos doctores aún son quien hacen todas las tareas en su consultorio, y no hay a quién dejar en el recibidor mientras atiende a algún paciente, se deben tomar medidas como mantener cerrada la puerta del consultorio, o tratar de trabajar bajo cita previa. De esta manera podrás concentrarte en tu trabajo sin estar pendiente a que algo suceda mientras lo haces.
3 . Refuerza la seguridad física
Otra de las cosas importantes, y que además aplaude la lic. Rosey, es que la clínica invierta en su seguridad. Y lo puede hacer tomando en cuenta lo siguiente:
- Instalando sistemas de seguridad como cámaras de vigilancia y alarmas para disuadir a posibles intrusos.
- Implementando un control de acceso estricto para restringir la entrada solo a personal autorizado.
- Capacitando al personal sobre cómo identificar comportamientos sospechosos y cómo actuar en caso de emergencia.
4. Mantén una fuerte seguridad digital
Se subraya firmemente este punto, ya que muy pocas clínicas le toman importancia. Pero debemos prevenir el robo de algo tan importante como lo es la información de nuestros pacientes, como también estar preparados con las herramientas correctas para reconocer cuando alguien está tratando de hacerse pasar por uno de ellos.
- Tener un programa que permita que los pacientes llenen sus datos en línea, incluido el documento de identidad, te permitirá tener un protocolo para asegurarte de que sí sean tus pacientes.
- Contar con un sistema que requiera de contraseña, mantendrá los datos de tu clínica resguardados ante cualquier intento de robo. Además de que contar con uno que guarde la información en la nube, te evitará pérdidas aun si se llevasen tus equipos.
¿Necesitas saber más? 👉 Consulta ¿Cómo organizar la información de mis pacientes?
Aunque pueda resultar desalentador, los robos también pueden ocurrir desde adentro. Los miembros del equipo de la clínica, ya sean secretarias o incluso doctores especialistas que visitan el consultorio en ciertos días, pueden representar una amenaza para la seguridad. Aquí hay algunas medidas que puedes tomar para mitigar este riesgo:
1. Buen protocolo de contratación
Muchas de estas malas situaciones se presentan cuando no se establece un buen protocolo de contratación. Y es que a veces se contratan personas que vienen firmemente recomendadas por alguien más, y aunque la intención puede ser buena, la relación laboral siempre será muy diferente a la amical.
Tómate el tiempo para hacer una entrevista formal, corroborrar otras referencias laborales y también para hacerle pruebas dentro de la clínica. Es importante luego tener controles periódicos para seguir conociéndo el estado de tu equipo de trabajo.
2. Monitorea de cerca el acceso a la información sensible
Cuando sí o sí debes trabajar con otras personas, y además con doctores que vienen de forma esporádica, es importante que tengas mucho cuidado con tu información. Uno nunca sabe cuándo un colega puede estar abriendo un nuevo negocio y se vea en la necesidad de pacientes... pacientes que te ha tomado tiempo y dinero conseguir y fidelizar.
Por eso toma en cuenta lo siguiente:
- Limita el acceso a la información confidencial de los pacientes solo a aquellos empleados que necesitan tenerlo para realizar sus funciones. Con un software de gestión puedes editar los permisos para que solo accedan a la información que tú consideres necesaria.
- Mantén la información personal de tus pacientes solo para ti. Solo da a conocer la información clínica relevante para las atenciones correspondientes.
- Realiza auditorías periódicas para identificar posibles brechas en la seguridad y tomar medidas correctivas de manera oportuna.
3. Importancia de la seguridad digital
Cuando se trata de robos internos, la seguridad digital es la mejor opción. Esto porque hay muchas personas que requieren ver y utilizar tu información, y muchas veces te verás en la necesidad de brindárselas.
Sin embargo, con la digitalización siempre podrás tener un doble check de seguridad para asegurarte de que solo las personas autorizadas tengan acceso.
¿Necesitas saber más? 👉 Consulta ¿Por qué los pacientes prefieren pagos digitales?
Autenticación en dos pasos
La autenticación en dos pasos es una gran herramienta para esto. Y hoy en día es implementada por casi todas las plataformas en línea para asegurar que sus usuarios puedan cuidar su información.
- La autenticación en dos pasos agrega una capa adicional de seguridad al requerir no solo una contraseña, sino también un segundo factor de autenticación, como un código enviado a un dispositivo móvil.
- Esto hace que sea significativamente más difícil para los hackers acceder a las cuentas incluso si obtienen la contraseña, ya que también necesitarían el segundo factor de autenticación.
- Implementar la autenticación en dos pasos en todos los sistemas y plataformas que contienen información confidencial de los pacientes es una medida fundamental para proteger la integridad de los datos.
Hay muchas formas de utilizarla. Entre las más comunes está el que te llegue un mensaje de texto a tu celular con el código para ingresar. Pero siempre es un riesgo si perdieses tu móvil.
Otra de las formas es teniendo una aplicación que te brinde códigos de autenticación. De esa manera estos te generarán un código con el que podrás acceder, además de tu contraseña, haciendo más seguro el proceso.
Y finalmente puede hacer uso de los tokken físicos, que siempre puedes guardar en casa para mantener seguras tus cuentas.
Prevención ante desastres naturales
Además de los riesgos relacionados con robos y seguridad interna, también es importante considerar la preparación ante desastres naturales, los cuales pueden tener un impacto devastador en la clínica y en la seguridad de los pacientes. Aquí hay algunas medidas que puedes tomar para estar preparado:
1. Desarrolla un plan de continuidad del negocio
- Identifica los posibles riesgos naturales en tu área, como terremotos, inundaciones o incendios, y desarrolla un plan de acción para cada escenario.
- Establece protocolos claros para evacuaciones de emergencia y asegúrate de que todo el personal esté capacitado para responder adecuadamente en caso de un desastre.
- Realiza copias de seguridad regulares de la información crítica y asegúrate de que los sistemas de almacenamiento estén protegidos contra daños físicos.
2. Asegura la infraestructura física
- Realiza inspecciones periódicas de las instalaciones para identificar y remediar posibles vulnerabilidades estructurales.
- Implementa medidas de mitigación específicas para cada tipo de desastre natural, como reforzar estructuras contra terremotos o instalar sistemas de drenaje para prevenir inundaciones.
En conclusión, la seguridad física y digital en el consultorio dental es esencial para proteger tanto los activos materiales como la información sensible de los pacientes. Al tomar medidas proactivas para prevenir robos, establecer controles internos sólidos y prepararse para desastres naturales, puedes garantizar un entorno seguro y confiable para tu equipo y tus pacientes.
Además, la implementación de medidas de seguridad digital, como la autenticación en dos pasos, fortalece aún más la protección de la información confidencial. Recuerda que la seguridad es un proceso continuo que requiere atención y vigilancia constantes para mantener la integridad y la confianza en tu práctica dental.
Si quieres saber más sobre la seguridad para tu consultorio, te invitamos a escuchar nuestro podcast.
