Seguridad física del consultorio: cómo prevenir robos y desastres

Imagina perder años de historias clínicas por un incidente que comprometa la seguridad física de tu consultorio, simplemente por carecer de los protocolos de protección adecuados.

Hablamos de este tema con Leeslie Rosey, licenciada en criminología, quien nos dio consejos prácticos para que los profesionales de la salud prevengan cualquier altercado en el consultorio.

👉 Ella nos advirtió sobre tres peligros comunes y cómo prepararte ante cada uno:

• Robos por parte de personas externas a la clínica.
• Robos por parte de miembros del equipo.
• Desastres naturales.

Continúa leyendo para saber cómo anticiparte a cualquiera de estos tres escenarios.

¿Cómo prevenir robos de personas externas en un consultorio?

Este tipo de asaltos amenaza tanto los activos materiales como la información sensible de los pacientes.

👉 Pueden venir de:

• Ladrones que planificaron el crimen con detalle.
• Personas que se hacen pasar por pacientes para cometer actos delictivos.

👉 Según la licenciada, estas son las medidas que puedes implementar: 

1. Estudia cuidadosamente la zona

Muchos doctores no se toman el tiempo de investigar si la zona donde abrirán su consultorio los pone en riesgo.

Antes de establecerte:

• Pregunta a los negocios cercanos si han sufrido algún robo.
• Consulta qué medidas de seguridad se toman en la zona.
• Toma en cuenta la iluminación de la vía pública y la rapidez con que llegaría la policía en una emergencia.

Es el correcto inicio, y hará que te sientas más seguro al establecer tu negocio.

2. Nunca dejes descuidada tu sala de espera

La licenciada Rosey enfatiza que descuidar la entrada es un riesgo importante. Si trabajas de forma independiente y no tienes a nadie en el recibidor, protege tu espacio con estas acciones:

• Mantén cerrada la puerta de tu consultorio.
• Trabaja únicamente con cita previa.

Así podrás concentrarte de lleno en tus pacientes, con la seguridad de que nada interrumpirá tu consulta.

3. Refuerza la seguridad física

Implementa esta buenas prácticas en tu consultorio: 

• Instala sistemas de seguridad, como cámaras de vigilancia y alarmas, para disuadir a posibles intrusos.
• Implementa un control de acceso estricto que restrinja la entrada solo al personal autorizado.
• Capacita al personal para identificar comportamientos sospechosos y actuar en caso de emergencia.

4. Verifica la identidad de tus pacientes

Muy pocas clínicas le dan importancia a esto, pero es crucial prevenir el robo de información y aprender a reconocer cuando alguien intenta suplantar la identidad de un paciente.

Implementar un software que permita a los usuarios registrar sus datos en línea (incluido su documento de identidad) te brinda un protocolo sólido para verificar que realmente son quienes dicen ser.

💡¿Quieres blindar tu consultorio contra los ciberataques? Te recomendamos leer:
Seguridad digital en tu consultorio: protege tus datos y pacientes

¿Cómo prevenir robos por parte del equipo de la clínica?

Aunque resulte desalentador, las filtraciones o robos también ocurren desde adentro. El personal de recepción o incluso los especialistas externos que atienden solo ciertos días representan un riesgo interno si no existen controles adecuados.

👉 A continuación, te compartimos las medidas esenciales para mitigar esta amenaza.

1. Buen protocolo de contratación

Muchas de estas malas situaciones se presentan cuando no se establece un buen protocolo de contratación. Y es que a veces se contratan personas que vienen firmemente recomendadas por alguien más, y aunque la intención puede ser buena, la relación laboral siempre será muy diferente a la amical.

Antes de contratar:

• Haz una entrevista formal.
• Corrobora otras referencias laborales.
• Hazle pruebas dentro de la clínica.

Después, haz controles periódicos para seguir conociendo el estado de tu equipo de trabajo.

2. Monitorea de cerca el acceso a la información sensible

Cuando sí o sí debes trabajar con otras personas, y además con doctores que vienen de forma esporádica, es importante que tengas mucho cuidado con tu información.

Nunca se sabe cuándo un colaborador decidirá independizarse y buscará el camino fácil. Esos pacientes que hoy atiende en tu consultorio representan una inversión de tiempo y dinero que debes proteger a toda costa.

Por eso toma en cuenta lo siguiente:

• Limita el acceso a la información confidencial de los pacientes solo a aquellos empleados que necesitan tenerlo para realizar sus funciones. Con un software de gestión puedes editar los permisos para que solo accedan a la información que tú consideres necesaria.
  
  
• Mantén la información personal de tus pacientes solo para ti. Solo da a conocer la información clínica relevante para las atenciones correspondientes.
  
  
• Realiza auditorías periódicas para identificar posibles brechas en la seguridad y tomar medidas correctivas de manera oportuna.

3. Implementa pagos digitales

Cuando se trata de robos internos, la seguridad digital es la mejor opción. Esto porque hay muchas personas que requieren ver y utilizar tu información, y muchas veces te verás en la necesidad de brindárselas.

Sin embargo, con la digitalización siempre podrás tener un doble check de seguridad para asegurarte de que solo las personas autorizadas tengan acceso.

💡¿Necesitas saber más sobre cómo implementar pagos digitales? Te recomendamos leer:
¿Por qué los pacientes prefieren pagos digitales?

¿Cómo prepararte ante desastres naturales?

Los desastres naturales pueden tener un impacto devastador en la clínica y en la seguridad de los pacientes. Estas son las medidas para estar preparado.

1. Desarrolla un plan de continuidad del negocio

• Identifica los posibles riesgos naturales de tu zona, como terremotos, inundaciones o incendios, y desarrolla un plan de acción para cada escenario.
  
  
• Establece protocolos claros de evacuación y asegúrate de que todo el personal esté capacitado para responder.
  
  
• Haz copias de seguridad regulares de la información crítica y protege los sistemas de almacenamiento contra daños físicos.

💡 Un sistema con contraseña que guarde la información en la nube te evita pérdidas aun si se llevasen tus equipos.

2. Asegura la infraestructura física

• Realiza inspecciones periódicas para identificar y remediar posibles vulnerabilidades estructurales.
  
  
• Implementa medidas de mitigación específicas para cada tipo de desastre, como reforzar estructuras contra terremotos o instalar sistemas de drenaje para prevenir inundaciones.

Conclusiones

Para proteger tu consultorio necesitas prevenir los robos externos, establecer controles internos sólidos y prepararte ante los desastres naturales.

Recuerda que la seguridad es un proceso continuo que requiere atención y vigilancia constantes para mantener la integridad y la confianza en tu práctica.

👉 Si quieres saber más sobre la seguridad para tu consultorio, te invitamos a escuchar nuestro podcast.

Equipo Doctocliq

Doctocliq

Síguenos en nuestras redes sociales