Guía definitiva para hacer que tu clínica sea rentable

La rentabilidad es el objetivo para cualquier negocio o empresa, pues es lo que permite mantener un negocio a flote, reinvertir y seguir creciendo. En las áreas de salud esto no es diferente, los consultorios y clínicas también deben ser rentables.

Si ya invertiste tiempo y dinero en poner tu propia clínica, pero no ves crecer tus ingresos personales, no te preocupes, podemos ayudarte. Por más de cinco años hemos analizado diferentes negocios enfocados en distintas áreas de la salud y en esta guía encontrarás las mejores prácticas de las clínicas y consultorios más rentables, así como herramientas y consejos para crecer con ayuda de tus pacientes actuales, pero también para atraer nuevos y potenciar tu marca con un plan de marketing digital. 

1. ¿Qué es la rentabilidad en una clínica o consultorio de salud?

Lo primero que debes tener en cuenta a partir de ahora es que tu clínica es tu negocio, por lo que tus pacientes son tus clientes. Por tal motivo, como toda empresa, lo que necesitas es generar ingresos y optimizar gastos para que a fin de mes tengas ganancias, en un volumen que te permite reinvertir para seguir creciendo.

Entonces, la rentabilidad es la capacidad que tiene una organización para obtener ganancias, es decir, es el resultado de restar el total de ingresos (venta de tratamientos, productos y servicios) menos tus egresos (pago de personal, local, insumos, productos para venta, equipos, servicios, impuestos, etc.)

Rentabilidad = (Ingresos) - (Egresos o inversión)

En áreas de la salud, ver a los consultorios o clínicas como empresas puede ser complicado por el miedo a que pierda el sentido social, sin embargo, es lo que son y no tiene nada de malo. Pensar en tu clínica como una empresa rentable te permitirá optimizar tu gestión administrativa, sin perder de vista tu propósito, que es mejorar la salud de tus pacientes, por lo que vas a poder garantizar la satisfacción del cliente, fidelizarlos y obtener beneficios económicos que te permitan asegurar el salario mensual de tus empleados y la cobertura de tus gastos fijos y variables y la retribución monetaria a tu esfuerzo.

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En resumen, en este artículo nos enfocaremos en ayudarte a incrementar tus ingresos y optimizar tus egresos:

 

2. Aumenta tus ingresos a través de nuevos pacientes

La captación de nuevos pacientes es vital para asegurar el crecimiento del negocio. Uno de los principios de la rentabilidad dice que necesitas vender más para ser más rentable y es cierto. 

Si bien vender más también puede significar dar nuevos tratamientos a tus pacientes actuales, en esta sección aprenderás a cómo atraer nuevos pacientes. A continuación te presentamos algunos consejos sobre marketing en salud y herramientas digitales que te ayudarán a potenciar tu marca y llegar a más personas:

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¿Por donde empezar? ¿Aprender de marketing digital o contratar una agencia?

Como profesional de la salud es muy probable que no estés al tanto de todas las herramientas y tendencias del marketing digital. Sin embargo, aprender sobre estos temas te permitirá gestionar de mejor manera tu negocio, pues podrás construir una reputación de tu marca en el entorno digital, que es el entorno donde todos nos movemos ahora.

No obstante, si quieres avanzar a un siguiente nivel, es muy probable que requieras una persona en tu equipo especialista en marketing digital o una agencia, todo dependerá de tu presupuesto y tu estilo de trabajo.  En ambos escenarios requieres conocer conceptos básicos para que puedan fijar objetivos en conjunto, como elegir los canales de comunicación, el tono de comunicación de tu marca, entre otros. 

 

"Invertir en marketing y ventas es equivalente a comprar pacientes, una actividad que no puedes dejar para después"

 

Recuerda que tener una estrategia de marketing y ventas es la única manera de asegurar un flujo constante de nuevos pacientes, lo que hará sostenible tu crecimiento y evitará la fluctuación drásticas en tus ingresos. 

Fortalece tu presencia en Google

a) Invierte en tu página web

Es muy importante que tu clínica tenga un sitio web, pues sirve como escaparate en el mundo digital. Este espacio te permitirá ser encontrado por más personas, así como transmitir mayor confianza y profesionalismo

Tip: Además de tu sitio web, podrías invertir en la creación de un blog en el que hables de temas relevantes para tu industria. De esta manera, puedes relacionar los servicios y tratamientos que ofreces con los temas de interés de la gente. Esto permitirá que más personas te encuentren y acudan a ti. 

b) Utiliza Google My Business para crear reputación 

Tener un perfil en Google My Business es de gran importancia cuando de negocios físicos se trata, esto no solo sumará a tu reputación, sino que te permitirá llegar a pacientes potenciales que busquen un proveedor de salud cerca de ellos. Esta herramienta es gratuita y muy potente, porque con una buena administración te permitirá figurar en la parte superior de la primera página de Google.

c) Invierte en Google Ads

La publicidad en Google es muy efectiva porque nos permite llegar a personas que están en etapa de conversión, es decir, aquellas que está buscando un tratamiento específico porque ya lo quieren comprar.  Solo recuerda elegir las palabras correctas y un área geográfica acotada, porque aunque nos gustaría recibir paciente de todo el país, lo real es que las personas no suelen hacer grandes esfuerzos de traslado para tratamientos dentales o estéticos.

Destaca tu presencia en redes sociales

a) Crea canales orgánicos en las principales redes sociales del momento

Según una encuesta realizada en 2020 por la American Dental Association (ADA), el 80% de los dentistas encuestados informaron que su consultorio tenía presencia en al menos una red social. La cifra se incrementa año con año, pues las redes sociales se han convertido en el espacio perfecto para hacer comunidad, algo muy útil para los negocios. 

De igual manera, las redes sociales se han vuelto parte fundamental de una estrategia de marketing digital para clínicas, ya que permiten acercar a los doctores con los potenciales pacientes, crear un ambiente de confianza, para luego intentar que estos se conviertan en pacientes de la clínica. Aun cuando muchas clínicas invierten dinero en publicidad, siempre son necesarios los canales orgánicos.

b) Invierte en publicidad en redes sociales

Así como los canales orgánicos son necesarios, también lo es la publicidad, sobre todo si se trata de llegar a nuevos pacientes. Los algoritmos de las redes sociales están pensados para hacerte pagar por publicar anuncios, por lo que el alcance de tus publicaciones siempre será limitado y en situaciones óptimas alcanzarán al 10% de tu comunidad. 

Por lo anterior, es muy importante que hables con tu agencia de marketing digital para que discutan sobre las posibilidades de invertir en campañas publicitarias, no tienen que ser muy grandes, ni costosas, simplemente te ayudarán a darte a conocer entre pacientes potenciales. 

 

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3. Aumenta tus ingresos a través de fidelizar a tus pacientes actuales

Existen buenas prácticas que te permitirán hacer que tu clínica dental o estética sea más rentable y para ello es muy importante que primero te centres en los pacientes que ya tienes. Muchas veces se piensa que es mejor conseguir nuevos clientes a toda costa, sin embargo, la fidelización y el servicio al cliente también contribuyen a incrementar la rentabilidad de tu clínica. 

Es común pensar que si ya vendiste servicios a ciertos clientes, ya no puedes venderles más. Sin embargo, esto no tiene por qué ser así y siempre es mejor que inviertas en tus pacientes actuales antes de pasar a los nuevos. A continuación te damos algunos consejos para trabajar con ellos:

Trabaja en la fidelización de pacientes

Invertir en la fidelización de tus pacientes es tan importante como ofrecer tratamientos seguros y capacitar a tu personal. De nada te sirve llegar a nuevos clientes, si los perderás en unos cuantos meses. Para esto, debes cuidar la atención y el servicio al cliente en todo el recorrido del paciente, desde que te encuentra en internet, hasta que se atiende contigo. 

Ofrece soluciones para cada etapa del recorrido del cliente: cuida la facilidad de acceso a una cita, invierte en la experiencia en línea de tus pacientes, garantiza un espacio armónico y limpio como sala de espera, brinda una atención amable y empática y asegúrate de que todo tu equipo también lo haga, y cuida que tus materiales y herramientas sean los mejores en términos de seguridad, tecnología y resultados.

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Crea promociones y ofertas

Las promociones no solo te ayudan a acercarte a tus pacientes y a ofrecerles algo extra, sino que también te permiten cuidar tu inventario, pues si tienes productos próximos a vencer, puedes lanzar ofertas para evitar que estos se pierdan. De esta manera, consientes a tus pacientes y no desperdicias insumos. Se tiene registrado que en consultorios pequeños o medianos se puede tirar entre el 10% y el 20% de  su inversión en insumos por no tener un control de fechas de caducidad.

Una promoción que te permitirá expandir tu cartera de clientes son las famosas 2x1, esto obligará a que tus pacientes puedan traer a sus familiares o amigos y te ayudará a llegar a más personas, sin inversión en publicidad ¿Que genial, no crees?

Utiliza un CRM: Mantente cerca y en contacto

Los pacientes valoran mucho la atención personalizada y a veces un pequeño detalle puede hacer la diferencia. Una buena idea es que en sus cumpleaños les mandes una tarjeta de felicitación o incluso puedes crear alguna promoción para los cumpleañeros del mes. 

Una herramienta poderosa es el Gestor de Relaciones con el Cliente (CRM, por sus siglas en inglés), ofrecen soluciones para mantenerte en contacto, hacer un seguimiento oportuno de los tratamientos y fortalecer el vínculo a través de pequeños detalles en fechas importantes. Recuerda que tu base de datos es tu mina de oro, no la desaproveches. 

Conoce e incrementa la satisfacción de tus pacientes

Así como es fundamental invertir en capacitar a tu personal para que ofrezca una buena atención al cliente, es muy importante destinar recursos a la medición de los resultados, una manera es a través de la aplicación de encuestas de satisfacción, pues como en cualquier empresa, los clientes necesitan sentirse escuchados y entendidos. Pídeles recomendaciones para mejorar el servicio al cliente y acepta las críticas, solo así podrás mejorar la experiencia del paciente.

4. Gasta menos para ser más rentable

Además de invertir en estrategias de marketing digital para tu clínica dental o estética, es muy importante que aprendas a gastar menos para que tu negocio sea más rentable. No solo se trata de destinar todo tu presupuesto a anuncios de publicidad online, un plan de redes sociales u otras actividades enfocadas en la captación de nuevos pacientes, sino que también necesitas cuidar la forma en la que gastas.

Por lo anterior, te recomendamos invertir en herramientas que simplifiquen tareas, automaticen procesos y te permitan ahorrar en ciertas áreas. A continuación te damos algunos ejemplos:  

Controla tu Inventario

Si ya inviertes en buenos productos, lo razonable es que no los dejes perderse. Con una herramienta de Inventario podrás eliminar las pérdidas por materiales vencidos, optimizar el costo de adquisición y ayuda a mejorar la planificación de las cantidades a comprar.

Analiza los precios de tus tratamientos 

Revisa que las tarifas de tus servicios se adapten al costo real de lo que ofreces y que estén dentro de los valores del mercado. Es decir, al fijar tus precios es muy importante que tomes en cuenta tu sueldo y todos los demás costos fijos y variables que tienes en tu clínica, pero también debes informarte sobre los precios de la competencia, esto te permitirá saber cómo están los valores que fijaste y podrás adaptarlos.

Cuida que tus precios no sean altos, sobre todo al principio, pues lo que te interesa es que las personas quieran atenderse contigo y te conozcan. Una vez que ya tengas visibilidad, puedes pensar en hacer un ajuste en las tarifas. 

Tip: Cuida la relación con los pacientes al subir tus precios

Si en algún momento decides incrementar tus precios, asegúrate de que tus pacientes perciban también un incremento en el valor que reciben. Así no tendrás problema con ellos, pues les ofreces una mejor y más completa experiencia del cliente y abres la posibilidad de una relación duradera.

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Capacita a tu equipo en cierre de ventas

Esta recomendación es complementaria a la captación de pacientes, porque si no tienes un equipo capacitado en cierre de ventas, aún cuando captes muchos interesados a través de tus canales orgánicos o pagados, es posible que estos no acepten los tratamientos que ofreces y no habrá una real conversión de pacientes. Por esta razón debes invertir en capacitar a tu personal en técnicas de ventas que además deben centrarse en educar al paciente sobre los beneficios, cuidados y riesgos de los tratamientos.

Incrementa el nivel de uso de tus equipos

Si ya invertiste en equipos costosos para la realización de tratamientos, es necesario que complementes tu inversión con el monitoreo de uso ¡No deberías tener máquinas paradas!. Recuerda que puedes aprovechar las ventas cruzadas para ofrecer tratamientos complementarios a tus pacientes y aumentar el uso de todos tus equipos. 

Asimismo, invierte en el mantenimiento de tus equipos, pues siempre es mejor pagar una cifra calculada periódicamente, que tener que reemplazar tu equipo por falta de cuidado. 

Cuida la relación con tus colaboradores 

Para que una clínica o consultorio médico tenga éxito es muy importante el trabajo en equipo y una buena colaboración de todos los integrantes. Escucha a tu personal e invierte en capacitarlos para que puedan desempeñar sus tareas de manera adecuada, eso te permitirá ahorrar tiempo y centrarte en tus funciones y pacientes.  

Asimismo, es muy importante que con tus colaboradores trabajes en un manual de servicio al paciente o por lo menos en una guía que les permita ofrecer la mejor atención durante todo el ciclo de vida del cliente.  De esta manera, podrás garantizar que la interacción con ellos sea sencilla y que la experiencia del paciente sea agradable.

Ten presente que la mayoría de personas tienen una curva de aprendizaje de 6 meses para alcanzar un desempeño óptimo, procurar minimizar la rotación de tu personal.

5. ¿Cómo puede ayudarme Doctocliq?

Con Doctocliq podrás decirle adiós a todos los dolores de cabeza y estrés que se producen al trabajar con varios sistemas de forma simultánea, porque es una plataforma web basada en la nube que cuenta con una suite de soluciones para la gestión clínica y administrativa, tales como: 

  • Agenda médica digital: Esta permite la reserva de citas online, facilita el envío automático de recordatorios por Whatsapp, SMS o mail, con la opción de confirmar, cancelar o reprogramar. Todo esto pensado en mejorar tu organización y reducir el ausentismo.
  • Historia clínica: Permite crear, registrar y visualizar la información personal y médica del paciente. Asimismo, ayuda a gestionar el plan de tratamiento, evolución  y el estado de cuenta del paciente. 
  • Caja y facturación: Facilita el registro ordenado de ingresos y egresos del día. Además, genera reportes de ventas y gastos semanales y/o mensuales.
  • Inventario: Genera un catálogo de productos, lista de proveedores y gestiona fácilmente el stock de materiales necesarios para las labores de tu clínica.
  • CRM: Permite gestionar de manera sencilla tu base de datos de pacientes y automatizar tareas para impulsar la venta de tratamientos periódicos. Asimismo, permite segmentar a tus pacientes para que puedas lanzar campañas de marketing online a la medida y ofrecerles un mejor servicio al cliente.

En conclusión, tu clínica dental o estética no solo debe ofrecer servicios médicos y de salud de calidad, sino que también debe ser rentable. Recuerda que el éxito de tu negocio está en tus manos, incorpora herramientas que te ayuden a optimizar gastos y a tener una buena administración. También recuerda la importancia de implementar estrategias de venta y marketing online. De esta manera, verás la diferencia en rentabilidad. 

Dra, Alcedo

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